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事務作業にとっては整理整頓やファイリングは仕事の質に関わる大切な事です。日々増え続ける資料を上手に整理することで、質や作業効率が向上します。
今回のテーマ
◯机まわりを見て！
◯事務の特徴
◯整理できない心理的要因
◯襲いかかる情報社会
◯机まわり、パソコンまわりを見て！
気持ちよく仕事をする上で机のまわりはやはり綺麗にしておきたいですね。そこで以下の点を確認してみましょう
・パソコンのマウスは自由に動かせる？
事務職だとパソコンを使う作業も多いですが、マウスは自由に動かせますか？コードがひっかかったり、マウスパットの上に余計なものがあったりしませんか？
・机の下に足はいる？
机の足元は隠れ家となっていますが、書類や紙袋、小物など不要な物置になっていませんでしょうか？中には帰る際に椅子も入らないという人が居ました。
・帰宅時に机の上は綺麗？
帰宅時は机の上はパソコンやキーボードだけになっていますか？しまえる物は全てしまいましょう。
・机の引き出しは整理されていますか？
引き出しの書類はファイル、クリアファイルで分けてすべてが立ててあり見える状態がベストです。
寝かせて積んでいたり、封筒に入っていて中が分からないなんてことはないでしょうか？
・デスクマット下
デスクマットに何枚も重なって必要ないものまで入っていませんか？机に書類が散乱していて一時避難場所になっていませんか？
・リスク回避
書類が整理されていないことで納期の遅れ、情報の漏洩にも繋がりかねません。
いつでも離席できる状態がベストです。
ギクっとされた方はいますでしょうか？
近年は電子データで処理が進んでいますが、少なからず紙がありますよね 整理しなきゃと思うけど業務に追われてできない。でもいずれ大きなミスに繋がる恐れがある事も忘れてはいけません。
◯事務の特徴
書類は同じ種類だけとは限りませんよね、社内文書でも年次書類、月次書類、日次書類、精算書類等など、社外文書は見積書、納品書、受領書、請求書、仮伝票等など
経理事務や営業事務で書類の種類は違ってきますが、それぞれきちんと整理しなければならないのは一緒です。
税務上の保管期間が決まっていますし、調査が入った場合に整理して無くてダンボールに入っているだけなんてことになれば、税務署から怪しまれることもあります。
調査だけでなく、上司から急にこういった資料作ってなんて言われてバタバタしていては良い仕事とは言えませんよね。
そういった事から考えれば事務職は整理の達人でなければならないのです。
◯整理できない心理的要因
先程の机まわりのチェックで当てはまる方の心理的な理由を考えて見ましょう。
・安心症候群
書類や物に囲まれている安心感、また使うからここに置いておくという長期間側に置いてしまう方は安心症候群の疑い！
・ズボラ症候群
椅子から立ち上がりたくないので全て手の届くところに置いて最小限の動きで仕事をこなすので、効率的に見えるがかなり危険
・属人症候群
テリトリーは自分の城と言わんばかりに自分だけが使いやすい形にしてしまう
大体この３つのどれかに当てはまると思うのですがどれも危険なのです、その人が風邪で休んだりしたらもう何がなんだか分からない、仕事が回らない。
これはこの人が居ないとの業務が回らず重要なポストだという解釈もできますが、仕事のルールがきっちりできていて整理できていれば、たとえ数日休んだとしても口頭での伝言で代わりの人が作業できてしまうことだってあるのです。
達人が居ないと大変だけど、更に上の達人は居なくても最低限の仕事ができる！はずです
◯襲いかかる情報
電子データでの書類と紙での書類がどんどん増える事務のお仕事、大変なのでどちらも必要になる場合に保管も２通りだったり、どちらかでいいのに毎回両方来る場合と色々なパターンで本来必要な情報以上の情報処理が必要になることもあります。
営業事務であれば見積りを３パターン出して注文に至ったが、注文されなかったパターンも一応保管しておこう これだけで今現在は意味がないがもしかしたら必要になるかもという書類又はデータが残るわけです。
経理事務でも上司から言われた資料を作成し、途中色々な集計をした経過の資料をどうするか？そのご修正があると大変だからとこれも保管しておく事も実際ありますよね
書類１枚かもしれないけど、それに付随する情報や書類だけでも大変な量になるのです。
更には、電話を受ければメモ書きも生まれてきますし、会議の資料ともなれば同じ書類を人数分用意することもあります。
入力処理でもコピペできればいいのにシステムの違いで手入力に追われることもありますね。
更にはパソコンのハードやサーバー内には莫大な情報が蓄積されています。
この莫大なデータは本当に必要なのでしょうか？
意外と必要なデータって一部だけだったりしませんか？
長くなったので今回はこの辺で終わりにしたいと思います。
今回のまとめ
まずは自分のまわりの現状と向き合って、疑問に思うことで今やっていることが当たり前のことなのか？ ファイリングといっても何でも綴じていいというわけでもありませんので、次回は整理の重要性や達人になるためのルールを記事にしたいと思います。