整理整頓やファイリングのプロになるためのコツ教えます!その2

まずは、当サイトを御覧いただきありがとうございます。
事務作業にとっては整理整頓やファイリングは仕事の質に関わる大切な事です。日々増え続ける資料を上手に整理することで、質や作業効率が向上します。
その1はこちら

今回のテーマ
◯仕事ができる=整理の達人
◯達人の条件
◯データフォルダー3階層

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◯仕事ができる=整理の達人

仕事は一つとは限りません、同時進行もあれば次へ次へと色々な処理を継続することもあります。机まわりが整理されているとどうなるか?その時行っている仕事に必要なものだけが目の前にある状態となります。
すなわち必要な物が見えている状態ですが、机まわりが整理出来ていなければ、必要外の情報が目に入るし、必要な情報が隠れてしまうこともあります。ミスを誘発させてしまうリスクが伴います。そして必要外の物があるとなくなったことに気付けないなんてこともありえます。

1.見える化
必要なものだけが目に入り、ミスを防ぎます。

2.集中と効率
仕事の全体が見えることで効率的な仕事が出来ます。

3.漏洩、紛失
紛失した場合でも限られた状況なので、捜索がし易いです。

4.全てに通ずる
仕事で意識できれば、仕事外でも出来るようになる

◯達人の条件

達人になるためにはルールが必要です。

1.「整理」「整頓」を区別する

整理整頓と一つの言葉や同じ意味と理解されがちではあるが、ちゃんとした意味がある。
整理とは必要、不必要を明らかにすることで、更には不要な物を処分することです
整頓とは整理し、必要な物を必要な場所に配置、整列することです
整理と整頓はどちらかだけでも、良いのですが組み合わさることで達人になれるのです
例と上げるとペン立てに似たようなペンや同じ色の蛍光ペンがいくつも入っていたりすることはありませんか?各1本あれば仕事ができるし、必要なペンを探しやすいです。
この場合は整理で現状必要ではないペンをまとめて何処かに保管し、整頓では必要なペンだけをペン立てに入れる 更にはペン立てに入れる際も向きを合わせると探し易いですね。

2.判断は1分以内!

整理する際の必要、不要は1分で判断しましょう。
いきなり整理するといのが難しい場合は、
・書類、書籍、文房具に分ける
・使える、使えないに分ける
・必要、不必要に分ける
このように3段階に分けると、判断がしやすくなります。
判断に迷う場合は、過去に使用、又は見たことがあるか等を考慮することで判断できます

3.愛着品の判断

そうは言っても、判断にどうしても困るものや愛着があり処分出来ないものが出てきます。
このような場合は、保管箱を作り一定期間保管する 期間はできれば3ヶ月、長くても6ヶ月と決めて保管しましょう。
この期間に一度も使わなければ無条件で処分しましょう。

それでもどうしても捨てられないという場合、は愛着箱へ保管しましょう。

4.作業途中は一箇所にまとめる

ボリュームがある仕事では途中になる物もありますし、事務作業といっても全て1人で完結するものとは限りませんので、他からの書類待ち、回答待ちで作業が途中になるものが出てきますが、こういったものはそれぞれをクリアファイル入れて一箇所(決まった場所)に保管しましょう 途中箱を作ってもいいですね。
期限の有るものは付箋に目立つように期限を書いて置けば見落としが防げます。
毎日仕事を始める際はここからチェックする事で、一日の流れを組み立てることもできますし、営業職の方への問い合わせ待ちであれば外出前に捕まえる事も可能です。

これはデータファイルも同様で、問い合わせ待ちフォルダーや保管フォルダー、というようにフォルダーを分ける事で、現状を確認することが出来ます。
問い合わせ待ちの場合データだといつ保管したのかもわかるため、便利です。

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5.立てて保管

書類やファイルは必ず立てて保管する事で、大きなメリットがあります。
・収納スペースを有効活用
・収納スペースへの出し入れのしやすさ
・サイズや量の認識
例えば寝かせて重ねている場合は紙切れ1枚でも重ねられますが、立たせることはできないのでクリアファイルに入れるとか、他の関連書類とファイリングするという動作が必要になります。
立たせることで底辺が揃うので大きさを見分けたり、背表紙にファイル名があれば一目瞭然ですよね
後はできることなら全てサイズを揃える 書類でA4やB5の混在は扱いにくいのと、見落としをする可能性がとても高いです。

6.必ず元の位置に戻す

小学生の時、帰るまでが遠足ってよく言っておりましたが、使ったものを元の位置まで戻すのが作業です。
これは自分だけが使うものもそうですが、共有で使用している物は尚更です 例えば、休憩後も使うから、明日も朝から使うからと共有物を出しっぱなしや、いつもと違うところに保管した場合に当然困る人も出てきますし、それを自分が忘れて、探すというようなことになりかねませんので必ず戻すということを意識すれば、必要な時に探す場所は1箇所だけです。

7.共通(統一)ルール

書類のサイズを揃えるという部分でも例えば、書類サイズは全てA4で作成というルールをつくることで、ファイルも共通の物を使用できます。
他にも、データでのファイル名の付け方をルール付することで探しやすくなります
例えば、見積書のデータファイルでは、顧客名、品名等ファイル名の記載事項や記載順を決めることで誰もが探しやすくなります。
当然ながら、引継でもしやすくなりますので業務上の共通ルールは少なからず決めておくことをおすすめします

8・「後で」は無し!

整理出来ない理由を「一気にやると効率的」「忙しいのであとで」と、並べる方が居ますが、当然整理整頓も仕事ですので、作業内容によりますので一概に決められませんが、定期的にその時間を入れたり、1つの作業の最後に組み入れたりと ルーティン化する事で常に整頓された状態を保つことが出来ます。

慣れないうちは、お昼の休憩の5分前、仕事が終わる5分前を目処に始めてみてはいかがでしょうか?

◯データフォルダー3階層

データ社会ですのでデータ管理術も必須です。フォルダーの中に更にフォルダーとどんどん階層が深くなると、何処にあるのかわからなくなりますので階層は3階層までにまとめると管理しやすくなります。

例.
見積り書 → エリア → 顧客名
会議資料 → 年月 → 会議名(営業会議、経営会議)

このように多くても3階層で分けるようにしましょう 2階層で分けてもいいですが数が多くなりすぎる事もあるので調整してみて下さい。

今回のまとめ

整理整頓は仕事なのに誰かが教えてくれるわけではありません。私は整理整頓の達人と言えば航空機の整備士をいつも思い出します、工具は全て置き場所が決まっており工具が元の位置に戻ってなければ作業完了となりません。これは整備箇所の中に工具を置き忘れるという自体を防ぐ為だと思うのですが、これを徹底できるということは、社内ルールの徹底と社員教育の徹底、社員意思の統一が出来ているという達人集団なのです。
仕事で優劣をつけるつもりはないですが、命に繋がる仕事はやはり達人度が高いのかなと思います。整備士もそうですし、医師のオペもそのように思います 扱うものによっての意識レベルの違いだと思います。
一般事務であっても意識レベルを高くもって取り組めば達人度も上がるのではないでしょうか。

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