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送別会に限ったことでは無いですが幹事を任されるというのは本当に大変ですよね
同僚だけであれば良いのですが、上の方も同席することも多く失礼があってはいけないですね ということで今回は幹事の作業をまとめてみました
今回のテーマ
◯送別会幹事の事前準備
◯幹事をこなすコツ
◯送別会幹事の事前準備
幹事の作業の8割は事前準備といっても良いくらい事前準備は大変です。
時系列で順番に見ていきましょう。
１．日程の調整
幹事の最大の仕事とも言われている作業は日程調整です。
日程が決まらないと何も進めませんのでまずは最初に行うことです
必ず参加しなくてはならない主役の日程をまずは確認しましょう。
できれば、何日か候補を提示して選んでもらいましょう。
時間については１８時～、１９時～ が多いようですが職種によっても違います。又、地域によっては仕事帰りにそのままという場合もありますし、少し離れている場合は一度帰宅してからという場合もありますので参加者や地域によって調整しましょう。
日程は早いほうが色々な調整ができますが大きな送別会（数十人規模）であれば２ヶ月、３ヶ月前から動かないと大変ですが、１０人前後であればく１ヶ月前くらいで十分です
※歓送迎会シーズンですと予約が取りにくい場合はありますのでその辺も考慮しましよう
２．人数の把握
この段階は確定というわけではなく、声をかける方を決めてざっくりとした人数を把握しましょう。
主賓の方を送別するので同部署の方や関わりのある方へとある程度は予想できると思います。
お店の予約をする上で日、時間、人数が最低限必要ですのでそのためです
３．お店選びと予約
極端ですが３０代、４０代の方を送別するのと、６０歳で定年を迎えられた方を送別するのではやはりお店も違ってきます。
お店によってテーブル席、座敷、掘りごたつ、個室と様々ありますので、どんな送別会にしたいのか、送別される方が好きそうな料理やお酒があるかというのも考えてお店を選びましょう。
店を選ぶ際のポイントは
・お店の雰囲気、内装
・料理とお酒
・予算
予約は日、時間、人数を伝え予約を入れますが、この際に必ず確認して置いた方が良いことがあります。
・予約を受けてくださったお店の方のお名前
・人数や料理の最終確定は当日の何日前までに必要なのか
※お店の方の名前を聞くのは以前予約を入れたのに忘れていたのか予約が入っていなかったこともありました。名前を聞く様にしてからはそういったことはありません。
お店の方は自分の名前を伝えるとやはり責任感を植え付ける意味でもあります。
４．予算（会費）の決定
これは人数によって多少変わってくるのですが、主賓の方からは当然会費は貰えませんので、それ以外の方で主賓の料理代、送別の品や花束を負担しなくてはなりません。
単純に想定される参加者で割って料理代プラスするしかありません。
参加者にもよりますが、高くても５０００円以内にしたいですね。
例えば４０００円のコース料理+１０００円で会費を５０００円
※参加者１０人でも送別品で５０００円使えます。
５．送別会の案内
ここまでに日、時間、場所、お店、会費が決まりましたので主賓以外へ案内を送りましょう。
送別会の案内で伝えなくてはいけないことは
・日、時間、場所、お店（メールやＬＩＮＥであればURL添付）
・予約の名前と幹事の連絡先
・会費の案内
会費の案内は金額もそうですがいつ集金するかも明記して下さい できれば当日までに集金を済ませておくのがベストです
・参加の有無
※集金を事前に行うのは当日バタバタしないためもありますが、参加メンバーの確認ができます
案内分に「ご都合によりご参加出来ない方で送別品にご協力頂ける方はお願いします」
というような文面も加えて５００円～１０００円くらい協力頂いてもいいですね
若い方で送別会が苦手という方もおります そういった方は参加したくないが贈る気持ちは有るという方も少なくありません。
強制ではないとわかるように記載するのがポイントです
そして必ず返事の期限を明記しましょう。
日数的に余裕があれば当日の１週間前やお店に確認した確定期限の３日前が目安です
６．参加者名簿の作成
まずはお声がけした人の一覧を作成し、参加不参加会費の集金、が一表でわかるようにしておきましょう。
参加者が確定した段階でこの表を元に席を決めていいですよね。
主賓が中央でできるだけ皆さんと話せるところ
幹事は一番入口側にしましょう
上司や目上の方は奥に座って頂きましょう
７．挨拶のお願い
参加の有無を余裕を持って決めている理由の一つがこれです。
同期同志での飲み会に近い送別会であればここまでかしこまってすることもないのでしょうが、先輩の送別や上の方が参加する場合は形式も大切です
乾杯の挨拶や締めの挨拶事前にお願いしておきましょう。送別品が有る場合は渡す方も事前に決めてお願いしましょう。
幹事は出来る限り司会進行に徹する様にしましょう
８．プレゼントの準備
こちらは予算次第になります、ある程度予算が決まったらネットで検索して相場で探してみるのもいいですね
定年を迎えられた方で趣味があるようでした趣味にあったものでもいいですし、お酒づきであればちょっといいグラスなんかも喜ばれますね。
付き合いの長さや関係性にもよりますが寄せ書きもいいですよね
例えば出産準備に向けて退職される方であれば元気な赤ちゃん産んでね！とか伝えたいこともありますしね＾＾
大きいものであれば当日は荷物になってしまうので目録にしてご自宅へ宅配というのも喜ばれます。
主賓に気持ちよく参加して帰って頂けるのが一番です。
９．二次会候補店リスト作成
１次会で終わるのが確定していれば必要無いのですが、１次会の盛り上がり方次第で２次会という事もありますので周辺のお店をリサーチして電話帳に登録しておきましょう。
近くのカラオケ２店、居酒屋２店、静かで落ち着いた店２店もあれば大丈夫でしょう。
二次会の会費は事前に集めるのは難しいので、当日幹事が立て替えて割り勘にするというのが一番スマートでもあります。
羽振りの良い上司が全額払ってくれるパターンもありますのでその辺も期待しつつですね＾＾；
１０．当日話すことを決めておく
最初の乾杯に移る前に「今回は◯◯さんが退職（異動）するにあたりこの会を設けさせ・・・」というように乾杯をして頂く方が話しやすい様に場を作るのも大切ですよね
社内なので主賓の詳しい紹介は必要ないですが、集まって頂いたことへの幹事としての感謝も付け足しましょう。
送別品（プレゼント）を渡す際も参加できずにご協力だけ頂いた方もいらっしゃいますということもお伝えしましょう。
協力いただけない方が居たとしても、この場はみんなからということで良いですよね。
◯幹事をこなすコツ
コツって書いておきながらそうでも無いですけど、補佐役をつけるとスムーズに出来ます
幹事慣れしている同僚や先輩というのも良いですし、勉強のために後輩を使うというのも良いと思います。
お仕事もされていますので、いつでも送別会の準備で動けるというわけでもないですよね
それにプレゼントなんかも一緒に考えてもらったりもできます。
幹事なのだからと１人で全部なんて大変ですから手伝ってもらいましょう
プレゼントを渡す際にも、例えばお店に預かってもらって感じが司会で話している間に準備してもらうのも助かります。
二次会の席でもお支払の際に先に主賓を連れて外に出てもらうなど、ちょっとしたときに居てくれると助かりますからね。
今回のまとめ
幹事を好んで自分からやるという方は少ないと思います。正直私もやりたくないですね何もしてないのに酔っ払って文句言う方も居ますからね もっと高い料理が良かったとか、酒の種類が少ないとかね
主賓メインなので酔っぱらいの言うことは気にしないでおきましょう（笑）
主賓が喜んでくれるのが一番です 経験積んでいる上の方もその辺は理解してくれています（多分ｗ）。
ただ仕事ではないし、酒の席ですから多少失礼あっても大丈夫だって気持ちでやられると気楽なものです＾＾
経験として一度やってみることをおすすめします
宜しければ当日編も御覧ください。
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