会社の送別会で幹事の当日の役割、幹事の当日の持ち物とは

まずは、当サイトを御覧いただきありがとうございます。
送別会に限ったことでは無いですが幹事を任されるというのは本当に大変ですよね
同僚だけであれば良いのですが、上の方も同席することも多く失礼があってはいけないですね ということで今回は幹事の当日の役割(作業)をまとめてみました

今回のテーマ
◯送別会幹事の当日の役割
◯幹事の当日の持ち物

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◯送別会幹事の当日の役割

前回事前準備について書かせて頂いきましたが、当日も幹事は色々とやることがありますので、一覧にしていきたいと思います。

1.最初に入店
当然ですが幹事は最初に到着していることがベストです。
開店してすぐの時間ならまだお客様も居ないでしょうから店員とお話もできますよね

店員に「本日は宜しくお願いします お酒好きが多いので失礼あったらすみません」というような会話をしておくだけでもお店側って違いますよ(忙しくなると一緒だけど・・)

そして席の配置もそうですが、席での喫煙又は喫煙所、トイレの場所、冬であればコートをかける又は預けられるか、人数分大丈夫?と確認することもあります。

主賓の方で送別会を開催して頂けるという事で最初に入店し皆さんをお出迎えし、1人ずつプレゼントを渡される方もおります。

そういった場合に備えて早めに入店しましょう
(事前に何時から入店できるか確認しておくと良いでしょう)

何よりも花束や送別品が有る場合にお店に預かって頂き、主賓に分からないようにします ので、最悪でも主賓より早く入店しましょう
※都合により遅れるようであれば、補佐役、協力者に頼むか早めに行く方にお願いしましょう

2.参加者リストの確認
メールやLINEで急な欠席や遅刻の連絡が入ってくる場合もありますのでリストがあると確認し易いです。
この時点で参加人数と予約人数を確認しておくのも重要です 違っていると大変ですが料理が出てからではもっと大変なので早めの入店で確認できれば対応もできます。

あとは入店の有無が確認できれば大丈夫です

3.乾杯の飲み物のオーダー
メモ紙を用意しておいて入店した方から順に最初のドリンクのオーダーをとっておきましょう
全員揃ってから取るとバタバタしてしまい 乾杯までの流れがスムーズに行えなくなります。
乾杯でスタートなのでここまで進んでしまえば少し気が楽になりますね

4.オーダー役
事前準備の記事で幹事は入り口側に座りましょうと記載した、社会人の常識でもありますが、入口側というのはオーダーをしたり料理が来た時に対応したり空いたグラスを下げたりします 当然トイレに行かれる方が毎回通るので落ち着けない位置でもあります

ですから入口側は司会や幹事、又はその飲み会で立場が一番低い方が座るのが一般的です。

常に全体の様子も伺うようにしましょう
状況に応じてお冷を頼むということもありますからね

5.進行
全体の流れを見て進行しましょう
料理の提供具合も確認しつつ、飲み放題コースなら時間も決まっていますのでラストオーダーの確認もあります、送別品や花束の贈答、締めの挨拶、のタイミングもあります

ラストオーダーの時点で会計は確定しますので会計を先に済ませておくと出る時もスムーズに行えます。

オーダーストップ後直ぐに締めてしまいますと飲み物が残ってしまい挨拶後も飲み始める方がいたりでダラダラしてしまいます
ラストオーダー分がきたら「あと5分くらいで締めになりますので飲み物とお料理食べて下さいね」と声を掛けておくといいでしょう

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6.会計
前項で済ませていればOKですが、そうでなければ来賓を送り出してから会計を行いましょう。

7.二次会の会場手配
二次会を行うのが先に決まっているのであれば予約しておけばOKですが、その時によってということであれば、これも事前準備の記事で書いているのですが、近辺のカラオケや居酒屋、落ち着いて話ができるお店などを事前にピックアップし、スマホの電話帳に入れておくと便利です。

その後は1次回の流れと同様となります

◯幹事の当日の持ち物

当日の持ち物は花束や送別品等ですが、メモ紙と筆記用具もあると便利です。
今は連絡先の交換や送別会での写真の共有もしやすくなっていますので、そういった点でも持ち物は少なくて良いですね

昔はデジカメを別で持って行ってましたからね 今はスマホでも綺麗に写真撮れるから必要ないですね

必ずでは無いですが、モバイルバッテリーがあっても良いかなと思います。
流石に幹事がスマホの充電無くて!というのは困りますね
先日100円ショップのダイソーに行ったのですがモバイルバッテリーが300円(324円)で売っていました もちろん容量は多くは無いですが、無いよりマシ!という方には間違いなく使えると思います。

300円でしたら、最悪あげても良いかなとも思いますので 困っている人に貸すなりあげるの良いと思います

こちらは300円では無いですが、ちゃんとした物でリーズナブルで薄い軽いそして2台同時OKなのでオススメです

今回のまとめ

幹事のメインは下準備次第ですが、当日も色々と気配りしないといけないですね
幹事の時はゆっくり食事をした記憶はないです^^;私が余裕無いだけだとは思いますけど・・・

事前準備も当日の慌ただしさは有るけれどメリットは無いですがw
達成感はあるかもしれないですね それと参加された方から「今回の送別会良かったよ」と言われるとやってよかったと思えます。

日本人は褒め慣れてないし、褒められ慣れてない事が多いように思います
なので何も言ってくれな方も居ますが、見ている人は見ています。
(そう信じたい(笑))

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